Protocol Privacy beleid  van

Zangvereniging Vriendenkring Sint Rochus

Ingevolge  de Algemene Verordening Gegevensbescherming ( EU 2016/679 )

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018 van

Organisaties een Aantal zaken, die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.

1. Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens (ledenbestand) is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief & leed, het bijhouden van statistieken voor onderlinge communicatie tussen leden.

2.  Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.

3.  De volgende persoonsgegevens leden en steunende leden zijn in een bestand opgenomen en daar is een overzicht van : naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), Email adres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, pasfoto, bankrekeningnummer en betalingen. Van de donateurs, vrienden van het koor worden slechts de naam, adres, postcode, woonplaats, donatie en bankrekeningnummer in een bestand bijgehouden. Op de presentielijsten komen alleen de namen van de leden voor. In de Email berichten van het bestuur worden de geadresseerden uitsluitend in BCC opgenomen. In het verenigingsblad zijn adresgegevens van bestuursleden en van commissieleden opgenomen.

4.  Op een besloten gedeelte van de website van de vereniging, dat met een wachtwoord beveiligd is, staat een zangers lijst met daarin de volgende informatie: naam, foto (z.g. smoelenboek). Ook plaatsen wij hierop het verenigingsblad. Op de website worden/zijn tevens foto's geplaatst van koorleden en of hun partners die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, opendagen ect. ten dienste van en (foto)verslag van bedoelde evenementen. De vereniging maakt geen gebruik van cookies, facebook, twitter, of vergelijkbare technieken, omdat we niet kunnen garanderen of deze volledig aan de AVG- dan wel EU-regel voldoen.

5.  Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals godsdienst of levensovertuiging, ras , politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijk persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen o.a. vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat. Er is geen wettelijke uitzonderingsregel van toepassing.

6.  In de bevestigingsbrief op de aanmelding van de aanmelding van het lidmaatschap wordt het lid geïnformeerd over hoe de adresgegevens worden bewaard en dat de gegevens niet aan derden zullen worde verstrekt. Aan aspirant leden zal als voorwaarde worden gesteld, dat zij te hunner kennis  gekomen gegevens niet mogen delen met derden. Het staat individuele leden vrij uitsluitend zichzelf als koorlid bij derden kenbaar te maken.

a. Leden, Club 50 en donateurs kunnen kennisnemen van dit privacy beleid op de website. Leden, die niet over een computer beschikken of waarvan het e-mailadres niet bekend is, krijgen het toegezonden.

b. Leden hebben het recht op data portabiliteit. Dit is het recht om de (digitale) persoonsgegevens te ontvangen die de organisatie van hen heeft. 

c. Leden hebben het recht om hun persoonsgegevens  in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij recht om hun toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bij onjuistheden bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens.

d. Verder kunnen de leden gebruik maken van recht op vergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens worden worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve (de wettelijke bewaartermijn) niet meer nodig zijn.

e. Leden moeten een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of "vergeten" van persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens  schriftelijk sturen nar de secretaris van het koor.

7.  Op aanvraag bij de secretaris krijgen leden alleen inzage in hun eigen geregistreerde gegevens.

8.  De persoonsgegevens worden bewaard en opgeslagen zolang men lid of donateur is van het koor. Na het overlijden of opzegging worden de gegevens nog maximaal 2jaar bewaard alvorens zij definitief uit de bestanden verwijderd: daarbij rekening houdend met de wettelijke bewaartermijnen.

9.  De secretaris en penningmeester maken regelmatig een back-up van het onderhavige gegevensbestand en wisselen dit digitaal met elkaar uit.

10. Het betreffende document is adequaat beschermd door Virus- en of malware programma.

11. De secretaris en de penningmeester hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.

12. Bestuur kan het lid van de vereniging mandateren persoonsgegevens te verwerken voor het uitvoeren van werkzaamheden ter ondersteuning. Hiervoor zal betrokkene een geheimhoudingsverklaring tekenen.

13. Bestuur zal een een toezichthouder aanstellen, die naleving van het privacybeleid minimaal jaarlijks toetst en op de jaarvergadering verslag doet.

14. De secretaris is door het bestuur aangewezen als functionaris voor het uitvoeren en beschermen van de persoonsgegevens binnen de organisatie.

15. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die persoonsgegevens willen benutten voor eigen gebruik.

16. Bij mogelijke datalekken zal de secretaris, zodra hij is geïnformeerd, de leden hiervan op de hoogte stellen.

 

Voorzitter :  Mevr. Vrolings-Krebbekx,   Secretaris :  Dhr. Vaessens FPM,  Penningmeester : Dhr. Vrolings KJ